Wszelkie wydatki wspólnoty muszą odpowiadać zapisom planu gospodarczego corocznie uchwalanego przez ogół właścicieli. To tam jest zapisane, jakie remonty w danym roku mają być przeprowadzone i jakie kwoty mają być wydatkowane. Czasami w planie jest jakaś pozycja ogólna typu "drobne prace remontowe" w wysokości np. 10% funduszu remontowego - daje to w tym zakresie wolną rękę zarządowi/zarządcy. Może też się zdarzyć nagła awaria, katastrofa, której skutki trzeba jak najszybciej naprawić, nawet przed podjęciem stosownej uchwały - np. pęknięcie pionu wod-kan etc. Ale to wyjątki. Zasadniczo jeśli zarządca wydaje środki nie mając na te wydatki podstawy w planie gospodarczym, robi to bezprawnie, albowiem (art. 22 ustawy o własności lokali):
- Przepis prawny:
1. Czynności zwykłego zarządu podejmuje zarząd samodzielnie. [także zarządca - dop. Avadoro]
2. Do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej.
3. Czynnościami przekraczającymi zakres zwykłego zarządu są w szczególności:
1) ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej,
2) przyjęcie rocznego planu gospodarczego, [...[