Jak napisać pismo wyjaśniające? (Wypowiedzenie OC)

Witam!
Mam mały problem z ubezpieczycielem, a mianowicie z AXA. 16.09.br zakupiłem od pewnego Pana samochód, który był ubezpieczony w Axa, ubezpieczenie OC było płacone przez niego w ratach co miesiąc. Jako, że samochód został mi sprzedany z pozwoleniem czasowym czyli tak zwanym miękkim dowodem rejestracyjnym, 24.09.br umowa kupna - sprzedaży została jeszcze raz spisana, po odebraniu przez niego normalnego dowodu rejestracyjnego. Po przerejestrowaniu samochodu na siebie podpisałem umowę OC z HDI, a wypowiedzenie starego OC wysłałem do AXA, dotarło ono do nich 23.10.br. Jednak osoba, która sprzedawała mi samochód wysłała do nich poprzednią umowę czyli tę podpisaną 16.09.br, a według niej nie zdążyłem wypowiedzieć starego OC i mam teraz wnieść opłatę w wysokości 1.500 zł.
Telefonowano do mnie dzisiaj z AXA i poproszono mnie o wyjaśnienie na piśmie tej sytuacji.
Mam wielką prośbę. Jak napisać pismo wyjaśniające (aby została uznana ta późniejsza umowa kupna - sprzedaży) ?

a która umowa była przedstawiona w urzędzie komunikacji (jakiś podatek przez nabywcę, itd)? Ta jest obowiązująca również dla Ubezpieczyciela i na tę umowę trzeba się powołać w piśmie wyjasniającym.
Skoro tak pięknie wyjaśniłeś problem powyżej, to i pismo do AXA będzie OK

W urzędzie komunikacji jak i w urzędzie skarbowym przedstawiłem umowę oczywiście tę z 24.09.br czyli późniejszą, nawet widnieje na umowie stempel z wydziału komunikacji o przerejestrowaniu pojazdu. Broker myślisz żeby po prostu przedstawić całą sytuacje tak jak ją tutaj opisałem? Jak dzwoniła do mnie Pani z AXA była bardzo opryskliwa i stwierdziła że mam im na piśmie wyjaśnić czemu data na umowie została zmieniona.