poświadczenie nieprawdy

Pisałam o tym na dziale administracyjnym ale nikt mi nie odpowiedział .W związku z tym ,że sprawa rozwinęła się w zaskakującym kierunku ponawiam pytanie. Oto treść z działu administracyjnego:
Czy Urząd ma prawo przechowywać pisma, w których nagłówku są dane osobowe konkretnej osoby?
Pisma dotyczą spraw administracyjnych.
Osoba ta twierdzi,że nie jest autorem tych pism.
Urząd nie wezwał do "uzupełnienia braku w postaci podpisu" -wtedy osoba ta mogłaby stwierdzić ,że nie jest autorem tych pism.
Osoba ta wniosła skargę do Rady Miasta ale Rada "ręką "Radcy Prawnego uznała ,że wszystko jest o.k. tzn " Nie można uznać za trafne przypisywanie gromadzenia lub pozyskiwania informacji w sytuacji gdy nie ma on wpływu na ilość, rodzaj i treść wpływających pism. Gromadzenie i pozyskiwanie zakłada czynną inicjatywę działania w tym celu. Jest oczywiste ,że Urząd takiego działania w tym przypadku nie prowadził"
Moim zdaniem jeżeli przetrzymuje dokumenty i wykorzystuje je to gromadzi czyli przejawia czynną inicjatywę.
W pażdzierniku tego roku osoba której sprawa dotyczy wniosła zawiadomienie do prokuratury argumentując ,że :
1. pisma te były przedstawiane na sesji rady przez burmistrza z zaznaczeniem , że pochodzą od osoby X
2. część radnych , która głosowała za bezzasadnością skargi na burmistrza ,zasiadała w radzie także w poprzedniej kadencji a więc była świadkiem tego ,że takie pisma pojawiły się i były przypisywane tej osobie na podstawie danych zawartych w nagłówku. Więc poświadczyli nieprawdę głosując za przyjęciem uchwały ,która stwierdza ,że urząd takich pism nie przetrzymuje.
Nie chodzi mi tutaj o zniesławienie .Pytam o postępowanie Radnych czy nie poświadczyli Uchwałą nieprawdy?