Pracownik odchodzi z firmy: przekierowywanie poczty i dostęp do skrzynki email

Pracuję w międzynarodowej firmie i do tej pory kiedy pracownik opuszczał firmę przekierowywaliśmy jego przychodzące e-maile do innej osoby. Sam dostęp do skrzynki również był możliwy. Dowiedziałem się właśnie, że już nie można tak robić prawdopodobnie na podstawie unijnych dyrektyw. Wyjątkiem jest kiedy były pracownik zezwoli na taki dostęp.
Poczta służbowa należy do firmy to do kogo należy jej zawartość?

A nie lepiej po "cywilizowanemu" - ustawić auto responder z informacją że dana osoba już nie pracuje i podać nowy kontakt?
Tym sposobem klienci muszą zaktualizować swoje książki adresowe i obecność starego e-maila jest wygaszana. Samo przekierowanie stwarza sytuacje w której będziecie trzymać skrzynkę aż do końca świata.

Bardziej zależy mi na poradzie prawnej sprawy techniczne to inna bajka.
O ile mi wiadomo autoresponder Exchange-a wymaga aktywnego konta w AD i przez cały czas jego działania nie można go usunąć.