S
spatryk12
Dzień dobry,
pragnę zapytać o wytyczne dotyczące przechowywania/archiwizowania informacji dotyczących historii studenta przez uczelnię. Sytuacja polega na tym, że w danym roku akademickim, krótko po rozpoczęciu zajęć student złożył podanie o rezygnację ze studiów. Wówczas został skreślony z listy studentów. Informacja taka pojawiła zarówno na jego koncie w systemie uczelnianym jak i w jego teczce absolwenta. Złożenie podania o rezygnację z nauki miało miejsce 5 tygodni od inauguracji roku. W czasie tym studentowi udało się uzyskać zaliczenie z przedmiotu ,,Pierwsza Pomoc", na podstawie stawiennictwa na wykładzie i wpisaniu się na listę obecności. Wiadomość o zdaniu przedmiotu została zapisana w systemie uczelnianym w wykazie pozycji tematycznych z danego semestru, dostępnym w koncie uczelnianym oraz ponadto na protokole zaliczenia tegoż przedmiotu, który trafił do teczki studenckiej.
W następnym roku akademickim student ponownie złożył podanie o przyjęcie na studia na tym samym kierunku, który kontynuuje do momentu obecnego. Wówczas na początku semestru 1, także uczęszczał na zajęcia z przedmiotu ,,Szkolenie BHP z Elementami I Pomocy". Przedmiot, z którego zaliczenie uzyskał w poprzednim roku był prowadzony pod odmienną nazwą w kolejnym roku. Zakres materiału był tożsamy w przypadku jednego jak i drugiego zagadnienia. Tak więc treść omawianego zagadnienia jest prowadzona w następnych latach pod inną nazwą w stosunku do przytoczonej.
W opisanej sytuacji złożyłem podanie do Prorektora ds. kształcenia w sprawie usunięcia informacji o skreśleniu mojej osoby z listy studentów w roku akademickim 2013/2014, co było konsekwencją złożenia przeze mnie wymienionego wyżej wniosku o rezygnację ze studiów w terminie 5 tygodni od rozpoczęcia nauki. W odpowiedzi otrzymałem wiadomość, zawierającą treść stanowiącą, iż ,,System uczelniany, będący częścią portalu uczelnianego, nie przewiduje możliwości usuwania kursów z historii studenta. Dane te są przechowywane zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych oraz Ustawą Prawo o Szkolnictwie Wyższym." W dalszej części argumentowano, że ,,Ministerstwo narzuca na uczelnię również obowiązek przesyłania tych danych do systemu POL-on, co byłoby niemożliwe, gdyby dane te nie znajdowały się w systemie."
Jednak po wykonaniu połączenia telefonicznego do działu pomocy systemu POL-on i przeprowadzeniu rozmowy uzyskałem informację, że to uczelnia samodzielnie decyduje, które dane są przesyłane na platformę POL-on. Oczywiście obowiązek ten dotyczy osób, które w przypadku uzyskania zaliczeń nadal kontynuowały naukę i w dalszym etapie na skutek różnych powodów zostały skreślone z listy studentów. Wówczas uczelnia musi przechowywać zarówno w systemie uczelnianym jak i na platformie POL-on fakty dotyczące historii danego studenta. Ponadto w systemie tym gromadzone są również informacje o liczbie punktów ECTS, uzyskanych po każdym semestrze przez danego studenta. Natomiast w przedstawionym przeze mnie wątku, po uzyskaniu zaliczenia tylko z jednego przedmiotu, w kolejnym roku ponownie uczęszczałem na wszystkie przedmioty przewidziane w planie zajęć, wliczając w to również przedmiot, którego tematyka była jednakowa z zakresem materiału zagadnienia realizowanego w poprzednim roku akademickim tj. 2013/2014. Dodatkowo przedmiot ten posiadał zerową wartość punktów ECTS.
Zatem czy istnieją w opisanym przypadku przesłanki mogące stanowić podstawę do złożenia podania zawierającego intencję mającą na celu usunięcie z systemu uczelnianego oraz z teczki studenckiej założonej w roku akademickim 2013/2014 informacji zarówno o uzyskaniu zaliczenia ze wskazanego przedmiotu ,,Pierwsza Pomoc" jak i danych dotyczących skreślenia z listy studentów ze względu na rezygnację z nauki. Istotą takiego wniosku byłoby nie tyle usunięcie danych, co ich scalenie, zaktualizowanie. Argumentem, na bazie którego sformułowałbym swój przekaz jest okoliczność wskazująca, iż zaliczenie uzyskane z danego przedmiotu zostało powielone w dalszym okresie nauki. Natomiast przetwarzanie danych w systemie informatycznym (uczelnianym oraz POL-on) w stosunku do studenta, który przerwał naukę przed końcem zajęć odbywających się w ramach 1 semestru, a zatem nie uzyskał jakiejkolwiek sumy punktów ECTS w trakcie sesji egzaminacyjnej jest niefunkcjonalne.
Bardzo proszę o opinię dotyczące możliwości i szans złożenia podania w opisanym przykładzie.
Z wyrazami szacunku
pragnę zapytać o wytyczne dotyczące przechowywania/archiwizowania informacji dotyczących historii studenta przez uczelnię. Sytuacja polega na tym, że w danym roku akademickim, krótko po rozpoczęciu zajęć student złożył podanie o rezygnację ze studiów. Wówczas został skreślony z listy studentów. Informacja taka pojawiła zarówno na jego koncie w systemie uczelnianym jak i w jego teczce absolwenta. Złożenie podania o rezygnację z nauki miało miejsce 5 tygodni od inauguracji roku. W czasie tym studentowi udało się uzyskać zaliczenie z przedmiotu ,,Pierwsza Pomoc", na podstawie stawiennictwa na wykładzie i wpisaniu się na listę obecności. Wiadomość o zdaniu przedmiotu została zapisana w systemie uczelnianym w wykazie pozycji tematycznych z danego semestru, dostępnym w koncie uczelnianym oraz ponadto na protokole zaliczenia tegoż przedmiotu, który trafił do teczki studenckiej.
W następnym roku akademickim student ponownie złożył podanie o przyjęcie na studia na tym samym kierunku, który kontynuuje do momentu obecnego. Wówczas na początku semestru 1, także uczęszczał na zajęcia z przedmiotu ,,Szkolenie BHP z Elementami I Pomocy". Przedmiot, z którego zaliczenie uzyskał w poprzednim roku był prowadzony pod odmienną nazwą w kolejnym roku. Zakres materiału był tożsamy w przypadku jednego jak i drugiego zagadnienia. Tak więc treść omawianego zagadnienia jest prowadzona w następnych latach pod inną nazwą w stosunku do przytoczonej.
W opisanej sytuacji złożyłem podanie do Prorektora ds. kształcenia w sprawie usunięcia informacji o skreśleniu mojej osoby z listy studentów w roku akademickim 2013/2014, co było konsekwencją złożenia przeze mnie wymienionego wyżej wniosku o rezygnację ze studiów w terminie 5 tygodni od rozpoczęcia nauki. W odpowiedzi otrzymałem wiadomość, zawierającą treść stanowiącą, iż ,,System uczelniany, będący częścią portalu uczelnianego, nie przewiduje możliwości usuwania kursów z historii studenta. Dane te są przechowywane zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych oraz Ustawą Prawo o Szkolnictwie Wyższym." W dalszej części argumentowano, że ,,Ministerstwo narzuca na uczelnię również obowiązek przesyłania tych danych do systemu POL-on, co byłoby niemożliwe, gdyby dane te nie znajdowały się w systemie."
Jednak po wykonaniu połączenia telefonicznego do działu pomocy systemu POL-on i przeprowadzeniu rozmowy uzyskałem informację, że to uczelnia samodzielnie decyduje, które dane są przesyłane na platformę POL-on. Oczywiście obowiązek ten dotyczy osób, które w przypadku uzyskania zaliczeń nadal kontynuowały naukę i w dalszym etapie na skutek różnych powodów zostały skreślone z listy studentów. Wówczas uczelnia musi przechowywać zarówno w systemie uczelnianym jak i na platformie POL-on fakty dotyczące historii danego studenta. Ponadto w systemie tym gromadzone są również informacje o liczbie punktów ECTS, uzyskanych po każdym semestrze przez danego studenta. Natomiast w przedstawionym przeze mnie wątku, po uzyskaniu zaliczenia tylko z jednego przedmiotu, w kolejnym roku ponownie uczęszczałem na wszystkie przedmioty przewidziane w planie zajęć, wliczając w to również przedmiot, którego tematyka była jednakowa z zakresem materiału zagadnienia realizowanego w poprzednim roku akademickim tj. 2013/2014. Dodatkowo przedmiot ten posiadał zerową wartość punktów ECTS.
Zatem czy istnieją w opisanym przypadku przesłanki mogące stanowić podstawę do złożenia podania zawierającego intencję mającą na celu usunięcie z systemu uczelnianego oraz z teczki studenckiej założonej w roku akademickim 2013/2014 informacji zarówno o uzyskaniu zaliczenia ze wskazanego przedmiotu ,,Pierwsza Pomoc" jak i danych dotyczących skreślenia z listy studentów ze względu na rezygnację z nauki. Istotą takiego wniosku byłoby nie tyle usunięcie danych, co ich scalenie, zaktualizowanie. Argumentem, na bazie którego sformułowałbym swój przekaz jest okoliczność wskazująca, iż zaliczenie uzyskane z danego przedmiotu zostało powielone w dalszym okresie nauki. Natomiast przetwarzanie danych w systemie informatycznym (uczelnianym oraz POL-on) w stosunku do studenta, który przerwał naukę przed końcem zajęć odbywających się w ramach 1 semestru, a zatem nie uzyskał jakiejkolwiek sumy punktów ECTS w trakcie sesji egzaminacyjnej jest niefunkcjonalne.
Bardzo proszę o opinię dotyczące możliwości i szans złożenia podania w opisanym przykładzie.
Z wyrazami szacunku
Ostatnia edycja: