RODO - bazy/spisy firm

Panowie,
proszę o pomóc, gdyż juz zgłupiałam.

Firma spedycyjna, spółka zoo. Ma na stronie www formularz kontaktowy(zapytanie o wycenę), zawierający pola do wypełnienia:
imie i nazwisko, kontakt email, nazwę firmy, opcjonalnie - numer telefonu, no i pole dla treści zapytania.
Jakie dokumenty powinnam w tej sytuacji prowadzic, pod jakim oświadczeniem ma składający zapytanie sie podpisac?
a) jeżeli poza odpowiedzią na jego zapytanie i dalszą współpracą nic do niego wysłac nie będę,
b) jeżeli kiedyś zacznę rozsyłac newsletter

Przez formularz kontaktowy - zbiera się dane osobowe, podlegają więc przez firmę spedycyjną przetwarzaniu.

Zgodnie z RODO istotne jest spełnienie obowiązku informacyjnego względem takie osoby (art. 13 RODO) - tzw. klauzula informacyjna, jak i świadomego udzielenia zgody przez osobę podającą dane na wskazane w klauzuli informacyjnej cele (tj. w celu kontaktu z firmą/odpowiedzi na zadane pytanie; w celu wysyłania newsletter'a). Forma przekazania takie klauzuli informacyjnej jaki i udzielenia zgody jest różna - wystarczy spojrzeć na strony internetowe popularnych sklepów internetowych.

Prawie dobra odpowiedź. Informacje należy przekazać, w szczególności te, których osoba podająca dane nie posiada.

Zgoda natomiast nie będzie właściwą przesłanką legalizująca przetwarzanie danych osobowych. Zapytanie o wycenę jest czynnością przed zawarciem umowy, a podanie danych jest niezbędne do wykonania tej czynności. Należy tylko zadbać, aby zakres danych osobowych był adekwatny do celu, w jakim są przetwarzane.

Również przetwarzanie danych w celu marketingu (bo rozumiem, że to masz na myśli pisząc newsletter) nie opiera się na zgodzie osoby, której dane dotyczą. Jest to bowiem prawnie uzasadniony interes administratora danych osobowych. Inną kwestią będzie zgoda na otrzymywanie informacji handlowej środkami komunikacji elektronicznej, ale to już nie jest przedmiotem regulacji RODO.