W ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego warunki uzyskania wszelkich świadczeń określone są w ustawodawstwie danego kraju. Aby uzyskać pełną wysokość niemieckich świadczeń osoba tam pracująca powinna przede wszystkim odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne w Niemczech, mieszkać na terytorium Niemiec oraz odprowadzać tam podatki.Przede wszystkim Pan X powinien złożyć wniosek o świadczenia tzw. kindergeld w Agentur für Arbeit (Familienkasse) w miejscu zamieszkania w Niemczech. Niemiecka instytucja powinna wystawić formularz E 411, który ma potwierdzić stan rodziny w Polsce i stwierdzić uprawnienia do świadczeń rodzinnych oraz formularz E 402 – zaświadczenie o kontynuacji nauki dla potrzeb przyznania świadczeń rodzinnych. Formularze potwierdzają m.in. pracę i zamieszkanie Pana X na terytorium Niemiec. Po wypełnieniu przez Niemców formularzy w części A, druki zostaną przekazane do instytucji właściwej w Polsce, ze względu na adres zamieszkania matki z dziećmi w województwie, czyli do odpowiedniego Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej (ROPS), w którym formularz zostanie uzupełniony w części B. ROPS sprawdzi sytuację matki i dzieci w Polsce, tzn. uzupełni informacje dotyczące prawa do zasiłku w Polsce, ewentualnej kwoty pobieranych świadczeń oraz dochodu na jednego członka rodziny, natomiast szkoła potwierdzi kontynuację nauki przez dzieci