Akceptacja regulaminu elektronicznie i odbiór kodem

Dzień dobry,
Prowadzę firmę która serwisuje różnego rodzaju sprzęt elektroniczny. Do tej pory jak klient zostawia sprzęt to dostaje potwierdzenie i podpisuje się na nim że akceptuje regulamin (który drukowany jest z tyłu). Przy odbiorze oddaje nam potwierdzenie na którym podpisuje że odbiera i nie zgłasza zastrzeżeń.

Chcemy teraz przejść na dokumenty "elektroniczne", ale mamy zastrzeżenia co do strony prawnej takiego przedsięwzięcia stąd pytanie do szanownych forumowiczów.

1. Potwierdzenie przyjęcia chcemy wysyłać na maila i SMS - tu nie mamy żadnych zastrzeżeń (jeśli klient nie widzi problemu to czemu nie). Powstaje jednak pierwsze pytanie - akceptacja regulaminu. Czy można to zrobić w taki sposób że na tablecie wyświetla się regulamin a na dole klient "palcem" składa podpis, że go akceptuje i w tej formie graficznej zapisywać i przechowywać na serwerze pod np nazwą naprawy? I jak z późniejszym zarzuceniem nam np. że to nie podpis klienta albo że został skopiowany z innej naprawy którą wcześniej realizował?

2. Odbiór urządzenia przy pomocy unikalnego kodu SMS/mail. Skoro klient nie posiada potwierdzenia to trzeba go jakoś autoryzować, że "on to on". Można poprosić o dowód osobisty, ale to za długo trwa. Pomyśleliśmy żeby wysyłać na nr podany podczas przyjęcia SMS i mail z unikalnym kodem którego podanie w przypadku zgodności skutkowałoby wydaniem urządzenia. Podobnie działają banki udzielające kredytów - do klienta przychodzi sms z kodem, ten udaje się do firmy w której składał wniosek i podaje tylko kod przez co "podpisuje umowę kredytową". Tylko jak to jest znowu w sytuacji gdy klient przyjdzie, poda kod, odbierze urządzenie a na drugi dzień znowu przyjdzie i powie że nie podawał żadnego kodu i nie odbierał? Słowo przeciwko słowu?

Rozwiejcie proszę nasze wątpliwości i pomóżcie wejść w XXI wiek

lutecki napisał:

Prowadzę firmę która serwisuje różnego rodzaju sprzęt elektroniczny

Kliknij, aby rozszerzyć...

usługa stacjonarna (offline)?

Tak, punkt stacjonarny

lutecki napisał:

klient zostawia sprzęt to dostaje potwierdzenie i podpisuje się na nim że akceptuje regulamin

Kliknij, aby rozszerzyć...

co jest w tym regulaminie?

Standardowe zapisy serwisowe: za co odpowiada serwis, za co nie odpowiada, zapisy dotyczące gwarancji, zwrotu sprzętu itp.

Rozumiem, że chodzi o ustawowe obowiązki informacyjne (art. 8 upk). W tym zakresie wystarczy jak umieścicie takie informacje w widocznym miejscu w serwisie na tablicy informacyjnej w miejscu dobrze widocznym dla klienta.

Nie tylko o ustawowe, ale też nasze zasady tj. brak gwarancji na zalania, uszkodzenie plomb, jakie są warunki odbioru sprzętu, akceptacja regulaminu przy przyjęciu itp. Mamy oczywiście powieszony na ścianie w widocznym miejscu regulamin. Przy podpisywaniu na tablecie wyświetlałby się również regulamin. Bardziej mi chodzi o to jak się ma podanie kodu wysłanego na telefon który upoważnia do odbioru sprzętu do przepisów? Czy to nie jest słowo przeciwko słowu? Pan nam podał kod i wydaliśmy urządzenie, nie nie podawałem żadnego kodu, jak mi Pan to udowodni?

Skoro jest tabliczka z regulaminem usługi w widocznym miejscu to nie powinno być problemów. Na np parkingu masz regulamin a go nie podpisujesz ale cię obowiązuje gdy wjeżdżając na parking.

OK, rozumiem ma to oczywiście sens. Tylko co sądzicie o odbiorze podając kod SMS? Jeszcze miesiąc po to ja na monitoringu mogę pokazać że "Pan odbierał", ale później to już nie ma szans - słowo przeciwko słowu.

lutecki napisał:

2. Odbiór urządzenia przy pomocy unikalnego kodu SMS/mail. (...) Pomyśleliśmy żeby wysyłać na nr podany podczas przyjęcia SMS i mail z unikalnym kodem którego podanie w przypadku zgodności skutkowałoby wydaniem urządzenia

Kliknij, aby rozszerzyć...

A jak z pokwitowaniem odbioru? Jaki będziecie mieli dowód na wydanie właściwej osobie?

No właśnie można to zrobić znowu podpisując się na tablecie, ale chcielibyśmy zrobić tak że ktoś podaje tylko kod SMS/mail i weryfikujemy jego poprawność w naszym programie. Kod po stronie serwera byłby zaszyfrowany, obsługa również by go nie znała, tylko po wpisaniu w odpowiednie pole wyświetliłaby się informacja czy jest poprawny czy nie.

Trudno mi to ocenić pod względem informatycznym, ale nie możecie się narazić na trudności dowodowe - jeśli jakiś klient upomni się o sprzęt, a Wy będziecie musieli udowodnić, że został wydany uprawnionej osobie.

Czyli polecasz zrobić to w taki sposób jak przyjęcie czyli podpis "elektroniczny" na tablecie, tak?

Proponuję rozwiązanie takie, jakie stosuje firma InPost w swojej usłudze "Paczkomaty" - czyli, że klient zgadza się, że osobą uprawnioną do odbioru sprzętu będzie dowolna osoba, która poda właściwy kod i numer telefonu. Sam telefon nie musi być w ręku. Tak samo jest w usłudze "paczka w RUCH" - warto przejrzeć ich regulaminu, jak to uregulowali.