Pracodawca nie ma obowiązku doręczyć pracownikowi pisemnej umowy, ale musi on dostać, zgodnie z artykułem 1. Employment Rights Act 1996 tzw. wykaz warunków zatrudnienia (statement of particulars of employment lub section one statement lub statement of terms and conditions). Jest to dokument zawierający najważniejsze zapisy umowy o pracę, takie jak:
- nazwa pracodawcy i nazwisko pracownika
- data rozpoczęcia zatrudnienia
- wysokość wynagrodzenia i kiedy jest wypłacane
- liczba godzin pracy (normalne i nadgodziny)
- urlop, dni świąteczne, wynagrodzenie za urlop
- prawo do zwolnienia z powodu choroby oraz wypłaty zasiłku za ten okres
- emerytura i plan emerytalny
- nazwa stanowiska pracy i krótki jego opis
- miejsce pracy
Powyższe dane muszą znaleźć się w jednym dokumencie (tzw. principal statement), natomiast inne informacje mogą być przekazane w kilku częściach oraz mogą być podane poprzez odesłanie pracownika do innych dokumentów, z którymi pracownik ma możliwość się zapoznać w trakcie trwania jego zatrudnienia.
Kolejne elementy, które wykaz warunków zatrudnienia powinien zawierać to:
- prawo pracownika i pracodawcy do wypowiedzenia umowy
- zasady postępowania dyscyplinarnego i postępowania dotyczącego wypowiedzenia umów
- nazwisko osoby, do której można skierować odwołanie od decyzji (procedura skargowa – grievance procedure)
- umowy zbiorowe (collective agreement), które dotyczą warunków zatrudnienia danej osoby
Jeśli umowa między pracownikiem a pracodawcą nie obejmuje jakiegoś warunku powinno to być zaznaczone z dokumencie.
Opisany powyżej dokument NIE jest pisemną umową o pracę. Może stanowić jedynie dowód na to, jakie warunki umowy łączą obie strony. Z uwagi na fakt, iż wykaz warunków zatrudnienia musi być w formie pisemnej jest on mocnym dowodem.
Każdy pracownik, który pracuje dłużej niż 1 miesiąc ma prawo do otrzymania takiego dokumentu w ciągu 2 miesięcy od rozpoczęcia pracy. Jeśli pracownik nie otrzymał wykazu warunków zatrudnienia lub otrzymał, ale nie zawierają one wymaganych przez ustawę danych może on złożyć skargę (tzw. grievance) do swojego przełożonego lub działu kadr (HR).