Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki poniesione podczas wyjazdów związanych z wykonywaniem działalności na zasadach ogólnych przewidzianych w art. 22 ust. 1 updof. Warunkiem koniecznym jest, aby wydatek był poniesiony w ramach działalności i w celu uzyskania przychodu, a także – zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Powinien być także prawidłowo udokumentowany. Właściciel firmy może w koszty działalności wliczyć wydatki faktycznie poniesione w związku z wyjazdami, np. koszty noclegów, przejazdów, udokumentowane fakturami VAT lub rachunkami.
Ograniczenie dotyczy zaliczania kosztów związanych z własnym wyżywieniem w trakcie podróży – muszą się one mieścić w limicie diety przysługującej pracownikom za czas podroży służbowej.
