Jak pisać skuteczne pisma do urzędu - poradnik - Forum Prawne

voyteg

Częstym i powszechnym błędem pośród interesantów zwracających się do urzędu jest redagowanie wielowątkowych wypracowań, w przekonaniu iż urzędnik natychmiast wszystko zrozumie i wykona to, czego autor pisma oczekuje.

Jest to podstawowy błąd, gdyż urząd się gubi w takiej beletrystyce i zamiast załatwić sprawę, stosuje sprytne tricki, zgodnie z prawem:

1) rozwiązanie obejściowe, czyli zamiast wszcząć postępowanie administracyjne, urzędnik odpowiada lakonicznym pismem lub rozpatruje nasze podanie jako skargę.

Jest istotna różnica w tych dwóch trybach i ich skutkach.
Postępowanie administracyjne, po pierwsze obliguje urzędnika do zebrania materiału dowodowego (tak, to urzędnik ma zbierać materiał - nie my!), w tym ustalić wszystkie strony i ich adres

http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/4E845B9118
po drugie postępowanie kończy się wydaniem decyzji i możemy się od niej odwołać, a po trzecie taka decyzję możemy poddać ocenie Sadu Administracyjnego.


A skarga? To odpowiedź jednym pismem, i niezależnie, czy skarga zostanie uznana za zasadną, czy nie - nic praktycznie dalej w naszej sprawie się nie dzieje. Zaś lakoniczne pismo, ma sprawić wrażenie u interesanta, że urząd sprawę rozpatrzył i interesant już nie ma żadnych praw. I ludzie często odpuszczają, bo nie wiedzą, że urząd musi wydać decyzje od której służy odwołanie.

Zrozumiałe już, dlaczego urzędnik woli każde nasze pismo rozpatrzyć tylko jako skargę i odpowiedzieć lakonicznym, aczkolwiek uprzejmym pismem?


2) woda z mózgu, czyli urząd nas zwrotnie w piśmie pyta o co nam właściwie chodzi.
Znów to efekt naszego nieprecyzyjnego żądania.
Interesant się w podaniu wyżalił i liczy na profesjonalne zrozumienie, a tu urząd przykładowo pyta, czy to wniosek o wznowienie postępowania, czy o stwierdzenie nieważności decyzji.
Osobie, która nie zna na tyle dobrze prawa, udzielenie odpowiedzi może sprawić kłopot. Ponadto, potem jak się okaże, że źle wybrała, to powrotu nie ma i sprawa formalnie zamknięta. A jak się nie odpowie przez 7 dni, to podanie zgodnie z prawem pozostaje bez rozpatrzenia na zawsze.

3) odbicie piłeczki, czyli przekazanie naszego podania do innego urzędu. Urząd ma obowiązek przekazać podanie do drugiego urzędu, jeśli tamten drugi jest właściwy w sprawie. Może to być nadużywane, kiedy w naszym piśmie jest wiele wątków dotyczących różnych spraw, czyli kompetencji kilku urzędów. Wiadomo, sprawa przekazana dalej, to w danym urzędzie załatwiona i niech się tym podaniem martwi drugi urząd. Ten drugi urząd oczywiście może te tricki zacząć stosować od nowa.

Oczywiście można zrozumieć postępowanie urzędnika, bo każdy z nas woli mieć mniej pracy, niż więcej. Urzędnik to czyni zgodnie z zasadami, do których paradoksalnie interesant dał mu przyzwolenie redagując pismo w nieprecyzyjnej formie. Ponadto, zawierające wiele niepotrzebnych oraz rozbudowanych wątków, tylko rozmywających istotę tematu.

Jak zatem zredagować pismo, aby nie zostać uprzejmie spławionym i osiągnąć określony cel?
Każde podanie do urzędu powinno mieć odpowiednią strukturę i być rzeczowe oraz jednoznaczne.

Poniżej elementarz komunikacji z urzędem.
Gdy chcemy załatwić naszą sprawę powinniśmy kolejno ustalić:

1. czy dana sprawa podlega rozstrzygnięciu w toku postepowania administracyjnego

jak to najłatwiej zrobić? na stronie http://orzeczenia.nsa.gov.pl/cbo/query znajduje się baza orzeczeń sądów administracyjnych, czyli takich które kontrolują prace urzędów.
Na tej stronie znajduje się wygodna wyszukiwarka - prosta w obsłudze jak google - gdzie można znaleźć sprawy podobne do naszych. W polu "szukane słowa" wpisujemy kilka takich wyrazów, które są związane z nasza sprawą. Klikamy "szukaj" i mamy orzeczenia sądowe dla danych spraw. W ich uzasadnieniach możemy przeczytać, czy nasza sprawa jest administracyjną, czy nie.

Uwaga - ta wyszukiwarka nie lubi błędów lub literówek - jak popełnimy błąd w wyrazie, to zwraca wynik pusty. - wcale to nie oznacza, że orzeczeń takich brak.

I wskazówka dla zaawansowanych. W wyszukiwarce jest pole "symbol sprawy". Możemy je rozwinąć i znaleźć symbol naszej sprawy, co w połączeniu z wpisanymi wyżej kluczowymi szukanymi słowami zawęzi wybór tylko do danego symbolu sprawy.

Na tej podstawie ustalamy, czy dana sprawa jest załatwiana w toku postępowania administracyjnego.
Jeśli dana sprawa nie wymaga postępowania administracyjnego (czyli nie kończy jej wydanie decyzji, a jest to np. wydanie zaświadczenia, dokumentu itp.), to korzystamy z innego poradnika http://forumprawne.org/prawo-adminis...-poradnik.html

Dalsza część tego poradnika dotyczy tylko trybu spraw załatwianych w toku postępowania administracyjnego.

2. w oparciu o jaką podstawę prawną chcemy zwrócić się do urzędu

Podstawę prawną dla naszego żądania znajdujemy w bazie orzeczeń (działanie opisane w punkcie wyżej).
W uzasadnieniu orzeczenia zwykle sąd podaje jakie normy prawa obowiązują urząd w danego typu sprawie.


3.w jakim trybie należy złożyć wniosek

Nasze podaniem możemy wszcząć, wznowić postępowanie lub żądać nieważności aktu administracyjnego.

Poniżej znajdują się uniwersalne wzory pism dla każdego z tych trybów wraz z wyjaśnieniem kiedy ma zastosowanie dany tryb:

I. Podanie o wszczęcie postępowania - nowa sprawa, której jeszcze nie było.

Przepis prawny:

Art. 61.
§ 1.Postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu.

§ 3.Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej.


Treść podania:
Składamy pismo wraz z załącznikami w kancelarii urzędu , a na kopii uzyskujemy potwierdzenie wpływu.

II.
Podanie o wznowienie postępowania - sprawa już była i zapadła decyzja, ale są naszym zdaniem okoliczności, aby je wznowić. Katalog tych okoliczności zawiera art. 145 § 1 KPA

Przepis prawny:

Art. 145.
§ 1.W sprawie zakończonej decyzją ostateczną wznawia się postępowanie, jeżeli:
1) dowody, na których podstawie ustalono istotne dla sprawy okoliczności faktyczne, okazały się fałszywe,
2) decyzja wydana została w wyniku przestępstwa,
3) decyzja wydana została przez pracownika lub organ administracji publicznej, który podlega wyłączeniu stosownie do art. 24, 25 i 27,
4) strona bez własnej winy nie brała udziału w postępowaniu,
5) wyjdą na jaw istotne dla sprawy nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody istniejące w dniu wydania decyzji, nie znane organowi, który wydał decyzję,
6) decyzja wydana została bez uzyskania wymaganego prawem stanowiska innego organu,
7) zagadnienie wstępne zostało rozstrzygnięte przez właściwy organ lub sąd odmiennie od oceny przyjętej przy wydaniu decyzji (art. 100 § 2),
8 ) decyzja została wydana w oparciu o inną decyzję lub orzeczenie sądu, które zostało następnie uchylone lub zmienione.


Podanie w sprawie wznowienia postępowania składamy do urzędu, który wcześniej wydał decyzję w tej sprawie. Treść podania:

Składamy pismo wraz z załącznikami w kancelarii urzędu , a na kopii uzyskujemy potwierdzenie wpływu. Lub wysyłamy listem poleconym z potwierdzeniem odbioru.

III. Podanie o stwierdzenie nieważności decyzji - sprawa już była i zapadła decyzja, ale są naszym zdaniem ważne okoliczności, aby decyzję unieważnić. Katalog tych okoliczności zawiera art. 156 § 1 KPA

Przepis prawny:

§ 1.Organ administracji publicznej stwierdza nieważność decyzji, która:
1) wydana została z naruszeniem przepisów o właściwości,
2) wydana została bez podstawy prawnej lub z rażącym naruszeniem prawa,
3) dotyczy sprawy już poprzednio rozstrzygniętej inną decyzją ostateczną,
4) została skierowana do osoby nie będącej stroną w sprawie,
5) była niewykonalna w dniu jej wydania i jej niewykonalność ma charakter trwały,
6) w razie jej wykonania wywołałaby czyn zagrożony karą,
7) zawiera wadę powodującą jej nieważność z mocy prawa.

Podanie w sprawie stwierdzenia nieważności decyzji składamy do urzędu wyższej instancji. Który to urząd? Normuje to art. 157 KPA

Zatem mamy decyzję, którą chcemy unieważnić. a na jej dole jest pouczenie "od decyzji przysługuje odwołanie do <nazwa organu>" Właśnie do tego organu piszemy nasz wniosek o stwierdzenie nieważności Treść podania w tej sprawie:
Składamy pismo wraz z załącznikami w kancelarii urzędu , a na kopii uzyskujemy potwierdzenie wpływu. Lub wysyłamy listem poleconym z potwierdzeniem odbioru.


Dla zaawansowanych.
Podstawową normą prawną we wszystkich urzędach jest ustawa Kodeks Postępowania Administracyjnego - w skrócie KPA
Z kodeksem tym warto się zapoznać i jego pełna treść jest tu KPA lub tu KPA

Poniżej znajdują także się linki do czterech poradników, które jeszcze lepiej pozwalają zrozumieć te zagadnienie. Są one napisane przystępnym językiem i krótko, więc lepiej poświecić wieczór na zapoznanie się z nimi, niż potem stracić kilka tygodni nad wymienianiem lakonicznej korespondencji z urzędem.

1, Jak rozpatrywane są sprawy w urzędach

2. Skargi i wnioski

3. Ściągawka z konstytucji

4. Postępowanie administracyjne

voyteg

Co dalej, jeśli nic się nie dzieje, lub urząd wysyła różne dziwne pisma?
Gdyby było coś niezrozumiałe, proszę założyć odrębny wątek w tym dziale, tam można zadać indywidualne pytania. Może jednak wyjaśnienia poniżej wystarczą.

Jeśli mamy decyzję i chcielibyśmy od niej się odwołać, to na tę okoliczność powstał inny poradnik: http://forumprawne.org/postepowanie-...-poradnik.html

Natomiast poniżej są wskazane kroki ponaglające organ do załatwienia sprawy, czyli wydania decyzji administracyjnej.

Organ administracji publicznej jest zobowiązany zgromadzić materiał dowodowy i wydać decyzję w tej sprawie "bez zbędnej zwłoki", a nie jak standardowo bywa wmawiane, że dopiero w przeciągu 30 dni.


potwierdza to poniższe orzeczenie

http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/FB2111148B

Często jednak urzędnikom się nie chce i dlatego różnymi pismami przerzucają własne obowiązki na stronę, by rękami strony zebrać materiał dowodowy.

Uwaga! Czasami organ administracji stosuje następujący prawny trick. Wzywa wnoszącego podanie do uzupełnienia podania o "coś" zgodnie z art. 64 § 1 KPA i jeśli strona tego nie uczyni - pozostawia podanie bez rozpoznania. W takim przypadku też przysługuje skarga na bezczynność - w tej sprawie NSA podjął odpowiednią uchwałe:

http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/7CCB05D4DE

Cytat:

Na pozostawienie podania bez rozpoznania (art. 64 § 2 k.p.a.) przysługuje skarga na bezczynność organu, stosownie do art. 3 § 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.).

Każde postępowanie administracyjne ma dwa etapy:

1. Wstępny - Urząd sprawdza, czy podanie wniosła strona i czy postępowanie może być wszczęte- jeśli zdaniem urzędu tak, to pkt 2, jeśli nie - ma obowiązek wydać Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania, na które możemy złożyć zażalenie i tym samym podważyć stanowisko urzędu. Dopiero wydanie postanowienia umożliwia zażalenie jego do organu wyższej instancji i nie dają tego lakoniczne pisma na ten temat. Szkoda czasu na polemikę z urzędem pismami – ma wydać Postanowienie.

2. Właściwy - Urzad przeprowadza postępowanie i wydaje decyzje ( wtedy orzeka o istocie sprawy) lub o umorzeniu - jeśli postępowanie stało się bezprzedmiotowe). Czyli każde urząd musi wydać decyzję i do tego czasu postępowanie trwa. Wydanie decyzji umożliwia nam polemikę z organem poprzez odwołanie. Postępowania nie załatwia pismo w danej sprawie i szkoda czasu na polemikę z organem pismami – ma wydać decyzje orzekającą w sprawie lub umarzającą.


Zatem jeśli w ciągu miesiąca na nasz wniosek urząd nie wydał ani Postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania (art. 61a k.p.a.) ani Decyzji orzekającej o istocie sprawy (art. 104 § 1 k.p.a.) lub umarzającej postępowanie (art. 105 § 1 k.p.a.), to ponaglamy do organu wyższej instancji i potem WSA zgodnie z poradnikiem.

Teraz jednak zajmujemy się sytuacją, kiedy organ nic nie robi, albo rożnymi pismami przeciąga sprawę i nie wydaje aktu administracyjnego.

W takiej sytuacji piszemy do organu wyższej instancji zażalenie na niezałatwienie sprawy.
Kto jest organem wyższej instancji?

1. dla spraw rozstrzyganych przez władze lokalne, czyli: Urząd Gminy, Urząd Dzielnicy, Burmistrza, Prezydenta miasta, Wójta organem wyższej instancji jest najczęściej Samorządowe Kolegium Odwoławcze (SKO) ewentualnie wojewoda
2. dla spraw rozstrzyganych przez urzędy specjalistyczne np. dla Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego (PINB) organem wyższej instancji jest Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego (WINB)
3. dla spraw rozstrzyganych przez starostę organem wyższej instancji wojewoda
4. dla rozstrzyganych spraw przez organy najwyższych instancji, które nie mają nad sobą wyższej instancji (przykładowo SKO, GUNB), wysyłamy do tych organów pismo zatytułowane "wezwanie do usunięcia naruszenia na podstawie art 37 KPA", a dalej postępujemy tak samo, jakby to było wysłane zażalenie na niezałatwienie sprawy. Wzór takiego wezwania jest tu, ale dalszy tryb postępowania zgodnie z tym poradnikiem.

Jak jednoznacznie to ustalić, kto w naszej sprawie jest organem wyższej instancji?

1. możemy poszukać w wyszukiwarce orzeczeń sądów administracyjnych znajdując typ naszej sprawy i wpisując zwrot "zażalenie na niezałatwienie sprawy"
2. spytać na forum w wątku dotyczącym naszej sprawy


Gdy już to jednoznacznie ustalimy, to redagujemy pismo o następującej treści:

Podanie te wysyłamy listem poleconym do organu niższej instancji lub zanosimy osobiście do kancelarii organu niższej instancji , a na kopii podania uzyskujemy wtedy potwierdzenie wpływu.


Jeśli się pomylimy i wyślemy zażalenie do niewłaściwego organu - przykładowo powinno trafić do wojewody, a zaadresowaliśmy do SKO, to i tak dla nas nie ma to znaczenia. Złożyliśmy je skutecznie, bo "organ niewłaściwy" ma obowiązek przekazać takie podanie do "organu właściwego". Czyli w naszym przypadku SKO przekaże nasze zażalenie do wojewody.

Dla nas jest to bardzo istotne, ponieważ wysłanie takiego ponaglenia jest warunkiem dającym prawo skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego na bezczynność organu.

voyteg

Załóżmy, że w odpowiedzi na nasze zażalenie, otrzymaliśmy wydane przez organ wyższej instancji Postanowienie zobowiązujące do wykonania czynności w terminie 30 kolejnych dni, a czas mija, a nasza sprawa nadal jest niezałatwiona lub toczy się pozornie i opieszale.

Może być też sytuacja odmienna - wysłaliśmy zażalenie i nie mamy na nie reakcji przez następne 14 dni, czyli w organie wyższej instancji również trafiliśmy na urzędnika, któremu naprawdę się nie spieszy.

Zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku mamy prawo złożyć skargę na bezczynność do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. I naprawdę warto to uczynić, bo sąd w wyroku nakaże załatwienie sprawy i będziemy dzięki temu mogli to skutecznie wyegzekwować.

UWAGA - jeśli nam się spieszy, nie musimy czekac 30 dni na rozpoznanie naszego ponaglenia i możemy skargę do WSA złożyć już 14 dni po złozeniu zażalenia, co potwierdza orzeczenie poniżej.

http://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/A5F6F37BE3
Ponadto, kiedy Sąd zobowiąże organ do wykonania czynności, a organ nie wykona tego wyroku, to mamy prawo do odszkodowania

art. 154 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi

Przystępna pomoc jak zredagować skargę na bezczynność znajduje się tu: http://forumprawne.org/sady-administ...nu-do-wsa.html

Uwaga - Sadu Administracyjnego nie należy mylić z Sądem Powszechnym (czyli cywilnym), gdzie możemy być obowiązani stawić się na sprawie i zeznawać. W Sądzie Administracyjnym jest inaczej - jeśli nie chcemy, nie musimy uczestniczyć w rozprawie i nasza aktywność może się ogranicznyc tylko do złożenia skargi w urzędzie adminstracji. Ten sąd nawet na zawiadomieniu o rozprawie poucza, że obecność jest nieobowiązkowa